SFAの基本機能6つを解説!導入前に知っておくべきポイントも!

現在では導入が必須であるとまで言われることもある営業支援システム「SFA」。
非常に便利なツールではありますが、テクノロジーの進化で機能がどんどん多くなっているため、どんなツールかよくわからない方も多くなってきている印象があります。

そこで、今回はこのSFAについて簡単に紹介した後、SFAの基本機能6つについて見ていきます。

1. SFAとは
2. SFAの基本機能

 2-1. 顧客情報管理
 2-2. 案件管理
 2-3. 商談管理
 2-4. 営業担当者の行動管理
 2-5. 営業担当者の活動を補助する機能
 2-6. 売上予想・予実管理機能
3. SFAを導入する前に知っておくべきポイント
 3-1. 営業担当者が入力してくれない
 3-2. データ分析のスキルがない
 3-3. 営業マネージャーがうまく使いこなせていない
4. まとめ

1. SFAとは

SFAとは、「Sales Force Automation」の略語で、日本語では「営業支援システム」などと訳されます。

名前の通り、営業プロセスの一部の自動化や営業パイプライン管理の効率化など、営業活動を効率化するため、そして属人的な営業からの脱却に利用されています。

顧客情報の入力や共有についての業務を一部自動化、そして営業に関することを可視化して管理できるようになるため、非常に効率的に業務を勧めていくことができます。
そして、営業の具体的な内容を簡単に共有できるようになることで、今まで属人的な運用がされてきた営業のテクニックを、社内全体で共有できるようになるのです。

よく違いが分からないものとしてCRM(Customer Relationship Management)が挙げられますが、CRMは自動化や営業の情報化などはできないことが多く、顧客情報の管理とその情報の活用に特化したシステムであるため、SFAとの違いは明確に存在しています。
しかし、SFAにとって顧客情報は必要不可欠なものであるため、両方の機能を備えたツールが多くなってきています。

2. SFAの基本機能

SFAは営業支援システムと呼ばれ、営業の効率化と属人的な営業から脱却するために利用されているツールです。
では、具体的にどのような機能が営業効率化、属人的営業からの脱却を補助してくれるのか、まずば6つの基本的な機能をご紹介します。

2-1. 顧客情報管理

顧客の名前や会社名、企業の規模などを管理するための機能です。
CRMと同じような機能であり、顧客情報がしっかりと管理されていなければSFAを効果的に活用することはできません。

ツールによっては名刺からの入力や「.csv」などで作成したリストを一度に追加することができます。

基本的な顧客情報のみではなく、顧客との接触履歴も確認できるため、営業担当者が不在の場合などでも状況を一目で確認することができます。
そのため、担当者がいなくてもスムーズに対応することができる上、引き継ぎの際に無駄な時間をかける必要がなくなります。

2-2. 案件管理

営業案件に関する詳細情報を管理する機能です。
具体的には、営業先企業、担当者、提案商品、進捗、受注見込み・予定日・金額などを管理できます。

営業案件を一目で見ることができるようになることで、誰がどこで何をしているのか、そして進捗はどうなっているのかがすぐに分かるようになります。
そのため、営業マネージャーが営業担当者に対して適切に指示を送ることができるようになります。

2-3. 商談管理

商談に関する詳細情報を管理する機能です。

具体的には、過去の商談履歴、商談目的、商談時間、商談相手、決裁者、提案書、提案金額、商談の進捗、次回アクションの予定などを管理できます。

案件管理機能と同じように、これを一目で見ることができれば、営業マネージャーはどこがダメでどこが良いのか適切なアドバイスを送りやすくなります。

また、これは社内全体でも共有することが可能なため、営業のノウハウを属人化させず、チーム全体でのレベルアップも見込めます。

2-4. 営業担当者の行動管理

担当者ごとの行動を管理する機能です。

具体的には、テレアポのコール数、アポ数、訪問数、受注率などを管理できます。

これらの行動、そしてその結果を数値化して管理することができるため、担当者の行動を定量的に比較できるようになるため、どこがボトルネックとなっているのかなどの判断がしやすくなります。
これをもとにPDCAサイクルを回すことで、より質の高い営業を目指していくことができます。

2-5. 営業担当者の活動を補助する機能

営業担当者の予定やToDoリストなどを管理する機能、ファイルの共有や見積書の作成、その申請や承認、営業ターゲットリストの作成機能など、営業担当者が効率的に業務を行えるようにする機能です。

多くのSFAではモバイル端末にも対応しているため、外出先からでも簡単に予定やToDoリストの管理、または見積書を共有して承認をもらうなどが可能になります。

2-6. 売上予想・予実管理機能

営業担当者ごとや部署ごと、商品別など様々な角度から売り上げを把握できる機能です。

これにより、常に予算と実績を確認しながら進捗の管理が行えるようになります。

案件ごとに見込受注額を入力することで、すぐに予測値を共有できるため、営業マネージャーはその状況を見ながら、どこを優先するのかなど適切な策を講じることができるようになります。

3. SFAを導入する前に知っておくべきポイント

SFAには様々な機能があり、使いこなすことができれば、非常に大きな効果をもたらしてくれます。
しかし、導入した企業の中には機能を使いこなすことができずに、導入しなければよかったと後悔する企業もあります。
そういった企業がどのような悩みを主に持っているのか3つご紹介します。

3-1. 営業担当者が入力してくれない

SFAでは顧客情報や営業の情報など、入力しなければいけないことが多くあります。
情報が入力されなければSFAは本来の力を発揮することができません。

しかし、営業担当者としては、顧客と関わる時間こそが一番重要であるため、これを阻害するSFAへの情報入力という作業を煩雑に感じてしまうのです。

そのため、まずはSFAがどのような機能を持っていて、どう活用することで効果を得られるのかといったことを、社内全体で理解する必要があります。
そして、どの情報が欲しいかを明確にし、入力する項目を厳選しましょう。

また、入力を簡単にする機能やツールなども存在するため、導入前にそういった機能やツールの利用方法を知っておくことも重要になります。

3-2. データ分析のスキルがない

SFAは営業の効率化やノウハウの属人化を防ぐためのツールとして非常に大きな効果が期待できます。

しかし、情報として蓄えたものは分析し改善策を考えることでより大きな力を発揮します。
これができなければSFAとしての機能を半分程度しか活用できていないと考えてもいいでしょう。

データ分析をするためには、始めに何を知りたいのかを明確にしておきます。
それをもとに入力してもらうデータを決定し、集めたデータを確認、仮説を立てて改善策を考える、というフェーズを辿る必要があります。

3-3. 営業マネージャーがうまく使いこなせていない

SFAを導入して成果を出すためには、営業マネージャーがSFAを使いこなす必要があります。

どこをどう確認すればいいのか、確認した情報をもとにどのようなアドバイスを出せばいいのかなど、必要となる知識を押さえておかなければツールを有効活用することができません。

4. まとめ

今回はSFAの機能について解説しました。

SFAは顧客情報や営業に関する情報を管理し、営業の効率化、属人化を防ぐことができるツールです。

現代では必須のツールと言われることもあり、非常に優秀なツールとなっていますが、使いこなすためには相応の知識が必要となります。
「3.導入前に知っておくべきポイント」でも解説しましたが、多くの企業が導入後に抱えている悩みは、ツールの知識を付けておくことで簡単に解決できるものが多いです。

そのため、まずはツールに対する情報収集をしっかりと行ってから、導入を検討することをおすすめします。

弊社では、SFAの構築や選定などの相談も承っております。
SFAについてのご質問や導入についてなど、どんな些細なことでも構いません!
以下のリンク先から問い合わせください!