kintoneの導入で企業の売上管理が変わる！成功事例と便利なプラグインを紹介

営業職や事務職の方々は、日々の売上データや請求書の管理、見積書の作成・保管を行う必要があります。しかし、これらをすべて手作業で対応しており、非効率な状態に陥っている方も多いのではないでしょうか。請求や入金データの管理や業務の進捗確認については、業務システムを活用することで、効率的に大量のデータを一元管理することが可能です。

そこで、今回の記事では、売上管理に適した業務システム「kintone」をご紹介します。業種や職種を問わずさまざまな業務に活用できるkintoneは、多くの企業で導入されている信頼性の高いシステムです。本記事では、kintoneを使って売上を管理するメリットや便利な機能について詳しく解説します。売上管理の方法で悩んでいる方は、ぜひ最後までご覧ください。

kintoneとは？知っておきたい基本知識

kintone（キントーン）は、サイボウズ社が提供するクラウド型サービスで、企業が自社に必要な業務システムを簡単にアプリとして作成できるツールです。

プログラミングの知識がなくても手軽にアプリを作成できるため、エンジニアを社内に配置する必要がありません。また、アプリ同士を連携させることが可能で、業務に関する情報をkintone上に一元化できます。

さらに、すぐに使えるテンプレートが100種類以上用意されているため、さまざまな業種や職種の企業で利用が可能です。

外出先でもアプリへの入力が可能で、売上データや日報などをその場で記録できるため、入力作業の負担を軽減し、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーを大幅に削減できる点が特におすすめです。

kintoneで売上管理を行うメリットとは？

kintoneの売上管理アプリを利用することで、以下のような4つのメリットがあります。

• 情報共有がしやすくなる
• 入力漏れやミスを防止できる
• 情報を一元管理できる
• データ分析ができる

それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

情報の共有が容易になる

kintoneの売上管理アプリを使用すれば、情報の共有が格段に容易になります。
インターネット環境さえあれば、どこからでもデータにアクセスして更新が可能なため、外出先やリモートワーク中でもリアルタイムで情報を共有できます。

さらに、情報の更新だけでなく、効率向上のためにアプリをカスタマイズすることも可能です。

入力の漏れや誤りを防ぐことができる

データ入力の自動化や効率化により、入力漏れやミスを減らすことができます。
これまで手作業で行っていたデータの入力・集計・報告といった作業をすべて自動化することで、手作業によるエラーを防ぐことが可能です。

ミスが減ることで業務効率が大幅に向上し、限られた時間内で対応可能な業務量の増加にもつながります。

情報を一か所で管理できる

kintoneでは、売上情報をはじめ、案件情報、顧客情報、受注内容などのデータを一元管理することが可能です。
これにより、必要な情報に迅速にアクセスでき、効率よく情報を収集できます。

また、Excelへのデータ移行作業が不要になるため、入力ミスや情報の属人化、二重管理といった問題も解消できます。
複数のツールで分散したデータ管理に課題を抱える企業には特におすすめです。

データの分析が可能になる

kintoneでは、入力されたデータをグラフ化や表で視覚化することで、誰でも一目でデータを把握できるようになります。
また、データがリアルタイムで更新されるため、常に最新の情報を用いた効率的なデータ分析が可能です。

売上予測や課題の発見・解決といった意思決定にも役立ちます。

グラフ化の設定方法

kintoneでデータをグラフ化する方法は非常に簡単です。以下の手順で設定できます。

1. kintoneの設定画面を開き、「グラフ」のタブを選択する
2. 「グラフ」から「＋」をクリックし、グラフ名を入力する
3. 条件を指定し、希望するグラフを作成して保存する

この簡単な操作で、効率的なデータ分析をすぐに始められます。ぜひ試してみてください！

kintoneで売上管理アプリを作成する3つの方法とは？

kintoneでは、以下の3つの方法で売上管理アプリを作成できます。

• サンプルアプリを利用して作成する
• マウス操作で作成する
• Excelから貼り付けて作成する

それぞれの作成方法について詳しく見ていきましょう。

サンプルアプリを使用しての作成

kintoneでは、サンプルアプリを使って簡単に売上管理アプリを作成できます。
kintoneのアプリストアには多くのサンプルアプリが用意されており、その中から「売上管理アプリ」を選択するだけで利用可能です。

サンプルアプリには売上管理で必要な機能が多く揃っており、誰でも簡単に使用を開始できます。
さらに、設定やデザインを自由に変更できるため、利用者のニーズに合わせてカスタマイズも可能です。
また、これらのサンプルアプリは無料で利用できる点も魅力です。

マウスでの操作による作成

マウス操作だけで、自社専用の売上管理アプリを作成することもできます。
自社の業務に必要な機能を、マウス操作で組み合わせてカスタマイズすることで、より利便性の高いアプリを作ることが可能です。

アプリ作成にはプログラミングスキルが不要なため、専門的な知識がなくても簡単に作成できます。
また、一度作成したアプリの情報をコピーすることで、新しいアプリを短時間で作成できる機能も備わっています。
必要な機能を自由に組み合わせ、自社独自の売上管理アプリを作成してみましょう。

Excelデータの貼り付けによる作成

これまで売上管理で使用していたExcelデータを取り込むことで、kintone上に売上管理アプリを作成できます。
Excelで入力されたデータをそのまま移行できるため、過去のデータを引き継いだ状態でアプリを作成可能です。

特に、これまでExcelを利用して売上管理を行っていた企業にとっては、スムーズに導入できる方法です。
Excelの使い慣れたデータをkintoneに取り込むことで、効率的なデータ管理が実現します。

kintoneで実際に月次売上額を集計する手順

商品の売上を管理するアプリを使って、今月の売上額を合計し、以下のような集計結果を表示しましょう。

アプリのフォームに以下のフィールドが設定されているものとします。

「販売金額」フィールド: その日の売上金額を入力する

「日付」フィールド: 販売日を入力する

手順

1. アプリのレコード一覧画面を開き、「集計する」アイコンをクリックします。
※アイコンが分かりやすいよう、スクリーンショットでは枠線で強調されています。

2. 表示された「グラフの種類を選んで作成」の画面で、[その他]をクリックします。

3. 以下の項目を設定します。

• グラフの種類: 「表」を選択
• 分類する項目: 「–（未選択）」を選択
• 集計方法: 「合計」を選び、「販売金額」を指定
• 条件: 「日付」「＝（等しい）」「今月」を選択

[適用]ボタンをクリックします。

これで、今月の売上額の集計結果が画面に表示されます。

設定のコツ

アプリの管理権限を持っている場合、[保存する]ボタンが表示されます。このボタンをクリックすると、設定した集計条件をアプリに保存でき、アプリの利用者全員がその条件を使えるようになります。

kintoneで売上管理を効率化させる関連機能とは？

kintoneで売上管理を効率化できる関連機能には、以下の4つがあります。

• 予実管理
• 販売管理
• 入金管理
• 売上集計

それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

予実管理

kintoneを活用することで、企業の予算や目標、実績を一元管理でき、効果的な売上管理が可能です。
予実管理を行うには、売上データを登録するレコードとは別に目標値を登録し、集計設定で「区分」を指定します。これにより、売上と目標を並べて表示でき、予実管理がスムーズに実現できます。

販売管理

kintoneに販売管理機能を導入することで、売上管理の効率化が可能です。
ただし、既存の販売管理システムからすべてのデータを移行して、完全にkintone上で管理するのは難しいケースがあります。

そのため、販売管理をkintoneで活用したい場合は、販売管理システムとkintoneを連携する方法がおすすめです。
既存の販売管理システムでデータを管理し、kintoneでデータの分析や集計を行うことで、効率的に業務を進められます。

入金管理

kintoneでは、受注・売上管理アプリを使うことで、入金データの確認も簡単に行えます。
このアプリには、入金日や入金額などを入力する項目があり、取引先ごとの入金状況を一覧で確認できます。
さらに、リマインド機能を活用することで、入金確認漏れを防止することも可能です。
また、入金予定日や金額を入力すれば、スムーズな確認作業が実現します。

売上集計

kintoneの売上集計機能では、管理している売上データをもとに、グラフ化やレポート作成が簡単に行えます。
棒グラフや折れ線グラフ、円グラフなど、豊富な種類のグラフから選択でき、見やすく分かりやすい形式でデータを可視化できます。

さらに、プラグインを設定すれば、より高度なデータ集計も可能になります。
売上集計機能を活用することで、効率的な売上管理が実現します。

kintone売上管理を便利にするプラグイン：各種月次集計プラグイン

kintoneの売上管理をより効率化するために、「各種月次集計プラグイン」という便利なプラグインがあります。このプラグインは合同会社パンダ商会が提供しており、以下のような機能を備えています。

各種月次集計プラグインの主な機能

1. 複数の集計結果を見やすい表にまとめられる
   複数の集計データを一つの表に統合して表示できるため、データの確認が容易になります。
2. 売上の累計や平均の算出が可能
   自動で売上の累計や平均を計算でき、業務効率がさらに向上します。
3. 集計項目ごとに色設定が可能
   表示する集計データを色分けすることで、情報が視覚的にわかりやすく整理されます。

プラグインの活用について

ここでは一部の機能のみ紹介していますが、kintoneでプラグインを導入することで、標準機能ではできない多彩な機能を活用することができます。

売上管理の効率化を目指すなら、こうしたプラグインを積極的に取り入れてみてください。

kintoneの売上管理を実現した3つの活用事例

ここでは、kintoneを活用して売上管理を行っている3つの事例をご紹介します。

• 設備保守業
• 建築設計業
• 製造業

kintoneで課題解決の方法を探る際の参考にしてください。

設備保守業での活用例

設備保守業の企業では、kintoneを導入することでデータ管理の効率化に成功しました。

以前は市販の販売管理ソフトとExcelを併用し、手入力で売上管理を行っていましたが、情報の入力で手一杯になり、データ分析が行えないという課題がありました。
kintone導入後、売上情報が自動的に集約される仕組みを構築。これにより、販売管理ソフトでは管理できなかった情報も含め、種類別の売上管理や正確な労務費の管理が可能になりました。

さらに、kintoneと販売管理ソフトを連携することで、データ入力時間を大幅に削減し、空いた時間を他の業務に充てられるようになりました。
これにより、業務全体の効率化が実現しています。

建築設計業での活用例

建築設計業の企業では、kintoneを活用することで業務効率の向上と情報共有の円滑化を実現しました。

業績拡大に伴い取引データの管理に多くの時間を費やしていましたが、Excelでの売上データ管理により、確認作業や待ち時間が発生するなど、効率の悪さが課題でした。
kintoneへ売上管理を移行することで、こうした課題を解消し、業務効率を大幅に改善しました。

また、分散していたデータをkintoneで一元管理することで、社内外での情報共有が容易に。これにより、取引を円滑に進められるようになり、連絡や確認作業が減少して、事務負担を大幅に軽減することに成功しました。

製造業での活用例

製造業の企業では、kintoneを導入することで管理工数を削減し、業務効率を向上させています。

以前は紙とExcelを使用して売上管理を行い、手入力による手間とデータ活用の難しさが課題でした。
kintoneの導入により、売上情報の見える化を実現し、常に最新のデータを確認できるように改善。さらに、月次集計プラグインを活用して目的に応じたデータ集計が可能となり、将来的な売上予測も実現しました。

また、手動で行っていたデータ入力がkintone上で自動化されたことで、管理工数の大幅削減と業務効率化に成功しています。

さいごに

kintoneで売上管理アプリを作成して導入すれば、従来よりも効率的に売上管理が可能になります。

さらに、売上管理をより効率化するための関連機能やプラグインも豊富に用意されています。

ただし、自社だけで売上管理アプリの作成やプラグインの導入が難しい場合や、最適な選択肢が分からない場合には、専門家への相談を検討するのも一つの方法です。

当社では、kintoneの導入サポートを無料で提供しています。導入に関するお悩みからカスタマイズや内製化のご相談まで対応し、業務の効率化をしっかりサポートいたします。