ビジネスの活動を補助するツールは様々な種類がありますが、その中でもSFAは営業を補助するツールとして、必須のツールとされています。
今回はそんなSFAを導入することで、営業がどう変わるのかについて過去の営業と比較しながら解説し、課題となりうる「SFAの入力」についても解説します。
SFAとは
SFAとは、日本語で営業支援システムと呼ばれ、その名の通り営業活動支援と営業の効率化を目的としたツールのことです。
企業名や担当者名などの顧客情報や、営業に関するあらゆる情報を管理することで、過去の商談や案件などの細かなプロセスを蓄積し、社内で共有していくことができるようになります。
これにより、属人的な運用が当たり前だった営業を改善していくことが可能となります。
顧客情報を管理することから、CRMと何が違うのか分からない方もいらっしゃいますが、実際この2つのツールは似た特徴を持っており、SFAとCRM両方の機能を備えたツールも多数存在します。
この2つのツールの違いをざっくりご説明すると、SFAは営業に特化したツールであり、CRMは顧客情報に特化したツールであると言えます。
これまでの営業管理
これまでの営業管理はエクセルなどで管理されていた企業が多く、使いづらかったために、入力を怠ってしまうことも多々ありました。
こうなってしまうと、営業の管理が行えていない状態と同じになってしまいます。
営業の管理が行えていないと「営業管理者が進捗などを把握できない」、「属人的な営業が進んでしまう」、「社内での業務引き継ぎに多くの時間を費やしてしまう」、といった様々なデメリットを生んでしまいます。
営業管理者が進捗などを把握できなければ、営業担当者に対して的確なアドバイスができず、営業部全体としての成長が遅れてしまいます。
また、業務の中で起こるイレギュラーを管理者が掴みにくく、イレギュラーが発生してからでしか指示を出すことができないため、対応がどんどん遅くなってしまいます。
営業管理ができておらず、情報の共有ができなければ、属人的な営業になる可能性が高まってしまいます。
属人的な営業は、営業部全体としての業績アップを阻害する原因となり、業務の引き継ぎなどの際には、多くの時間を費やさなければならなくなってしまいます。
SFAの導入で営業はどう変わるのか
SFAを導入することで、営業情報を細かく管理できるようになり、これまでの営業の課題であった「営業管理者が進捗などを把握できない」、「属人的な営業が進んでしまう」、「社内での業務引き継ぎに多くの時間を費やしてしまう」、といったことが解消できます。
ここからは具体的な機能をご紹介しつつ、実際にどう変化するのか解説します。
顧客情報の管理により、スムーズな引継ぎが可能に
顧客情報の管理が可能となる事により、営業担当者が不在の場合の対応や、引き継ぎの際などに柔軟に対応することが可能となります。
「.csv」などで作成したリストを一度に追加するような機能を持つSFAもあるため、これまでエクセルで顧客情報を管理していた企業もスムーズに移行することが可能です。
営業管理者が案件や商談の進捗をリアルタイムで確認可能に
営業案件や商談に関する情報を細かく管理できる機能により、誰がどこで何をしたのか、進捗はどうなっているのかなどを営業管理者がリアルタイムで確認できるようになるため、適切な指示を素早く出すことが可能になります。
さらに、これらの情報は社内全体で共有できるため、営業成績が良い担当者がどのように案件や商談を進めているのか確認できるようになります。
こうなることで、営業ノウハウの属人化を防ぎ、営業部全体の底上げが可能となります。
営業担当者の業務効率向上が可能に
SFAはスマートフォンやタブレットなど、どこからでも情報入力が可能であることや業務の一部自動化などにより、営業担当者の業務効率がアップします。
これまでの営業では、商談の情報を共有する際に、会社に一度戻ったり、上司のタイミングに合わせて時間を作る必要もありました。
しかし、SFAを導入することで、どこからでも詳細な情報の入力が可能となったうえ、ネット環境さえあればリアルタイムで更新されるため、営業管理者も情報をすぐに確認することができます。
また、ツールによっては見積書の作成などを行えるものもあり、それもオンラインで共有できるため、業務の効率化に繋がります。
さらに、売上予測や予実管理など、人の手で行うにはとてつもない工数がかかることも、入力さえ行っていればSFAが自動で行ってくれるため、こういった面でも業務効率の向上が見込めます。
営業情報の蓄積が営業の属人化を防ぐ
SFAは営業情報の様々な部分をデータ化し、蓄積していきます。
そのため、SFAを確認することで、どういった経緯で受注に至ったのか、または、どういった経緯で失注になってしまったのかが分かります。
これにより、受注率の高い担当者と受注率の低い担当者のどこが違うのか、比較を行うことが容易となり、ボトルネックの発見が簡単になります。
また、通話の内容の録音や、メールのやり取りを保存しておくことも可能なため、今まで教えることの難しかった営業の最重要事項である「顧客とのやり取り」も確認することができるようになります。
これらの機能により、営業の属人化を防ぐことができ、さらに、新人教育をより迅速に行うことができるようにもなるのです。
顧客とのトラブルを未然に防ぐ
SFAを導入することで、営業管理者が顧客情報と営業情報をリアルタイムで確認することができるようになります。
営業情報の中で顧客との齟齬が見られる場合など、営業担当者が気付いていなくても管理者が気付くことのできる環境構築が可能となります。
また、よくある顧客とのトラブルの1つとして、引き継ぎでの失敗があります。
こういった課題に対してもSFAの導入は効果を発揮します。
適切に情報を入力を行っていれば、クレームがあったかどうかなども一目で確認できるため、「クレームが入っていたのにそれに対応することなく新商品を提案してしまう」といった、単純なミスを防ぐことができます。
経営判断の高速化と精度向上
これまでは、経営者にとって営業は、透明性を持たせづらく、経営判断を行う際には、営業管理者などが時間を割いて何度も会議を行ったり、最悪の場合営業の感覚を一切持たないまま経営判断を下してしまうこともありました。
SFAを導入することで、営業の情報を一括で管理し権限さえあれば、誰でもどこでも情報の確認が可能になったため、経営者も常にこれを確認することができるようになります。
また、SFAでの適切な入力を継続して行うことで、正確な予実管理と売上予測をツールが立ててくれるようになります。
これにより、勘や経験則だけでなく、データに基づいた経営判断を下せるようになるのです。
営業担当者が嫌う「SFAのデータ入力」
SFAを効果的に活用するためには、営業担当者がしっかりとデータ入力を行う必要があります。
データが入力されなければ、SFAは何もできないと言っても過言ではないのです。
しかし、日々顧客とコミュニケーションを取り、成約を取るために活動をしている営業担当者は、これを「面倒だ」と感じることも多いです。
そのため、SFAを導入する前にこれを理解してしっかりと対策をしておかなければ、データ入力が行われず、SFAを全く活かすことができないという事態に陥ってしまってもおかしくありません。
営業担当者にデータを入力してもらうために、まずは、営業担当者にSFAについての理解を促し、有用性について理解してもらいましょう。
これにより、SFAへのデータ入力が業績を上げることに効果があり、仕事の1つであるということを強く意識付けます。
そして、入力内容をしっかりと吟味しましょう。
SFAは営業に関しての様々な情報を管理できますが、その全ての情報が必要かというと、そうではない場合が多いです。
そのため、SFAを導入する前に、どの情報が必要なのかというのを厳選しておくことが必要です。
また、導入初期は操作に不慣れなこともあり、入力の工数が通常よりも多くなってしまう傾向にあるため、初めは意識して入力する情報を減らし、慣れてきたら徐々に多くするといった対策も検討しましょう。
まとめ
今回はSFAを導入することで、営業がどう変わっていくのかについて解説しました。
SFAはこれまでの営業の弱点であった部分を、効果的に解決する機能を多く持っています。
しかし、今回紹介した「SFAのデータ入力の煩雑さ」などの課題を理解し、解決する術を持っていないければ、導入が失敗に終わってしまう可能性は高まっていきます。
そうならないためにも、SFAについての理解を深めていきましょう。
また、場合によってはツールについてのプロフェッショナルの力を借りることが必要となる場合もあるため、ツール選定・運用の代行業者などを検討することもおすすめです。
営業活動を補助するツールはSFAの他にもMAやCRMなどがあります。
それらの違いについて解説した記事も用意しておりますので、そちらも併せてご覧ください！
ひと昔前には耳にすることも少なかった「CRM・MA・SFA」の3つのマーケティングツール。
現在では導入している企業が増えてきたこともあり名前を聞くことも増えてきています。
この記事では、これらの3つのツールの必要とされている背景から、それぞれの特徴、解決してくれる課題について解説します。
