営業活動の可視化と効率化を促すツール「SFA」。
多くの企業に導入されていることからも、その効果は大きなものであると理解されていますが、具体的に導入することでどのような効果を得られるのでしょうか。
今回は、SFAを導入することで得られる効果を、SFAの機能とともに解説し、最後にはどうすればSFA導入で効果を得られるのか、押さえておくべきポイントについても解説します。
SFAとは
SFAとは、「Sales Force Automation」の略で、日本語では主に「営業支援システム」などと訳されます。
その名の通り、営業活動を支援するツールであり、営業活動の詳細を可視化することや効率化することに特化したツールになります。
「導入必須のツール」とまで言われるほど優秀なツールのため、導入企業は右肩上がりに増え続けています。
その理由の1つとして、市場で「One-to-One マーケティング」が求められていることが挙げられます。
One-to-One マーケティングとは、一人ひとりの消費者のニーズなどに合わせて、それぞれに適切なマーケティングを行うことをいいます。
これまでの、大勢に向けて大量の広告を見せることで売上を伸ばす「マスマーケティング」では商品が売れなくなってきています。
その理由として、インターネットの発達やスマートフォンの普及により、消費者が情報を受け取るだけでなく、情報を探しに行くことが一般的になったことが挙げられます。
こうなったことで、消費者の興味は多様化し、大量の広告を活用した「トレンド」を生み出すということが困難になっています。
SFAを導入し、顧客と営業についての情報を細かく管理できるようになることで、一人ひとりの消費者に対して、適切にアプローチを行う方法を見つけやすくなります。
こういった背景も手伝って、SFAを導入する企業が増えているのです。
SFAの主な機能
SFAを導入することで得られる効果を正しく理解するためには、まずは、SFAがどのような機能を持っているのかを知る必要があります。
そこで、ここでは、SFAの主な機能を3つご紹介します。
顧客・営業情報管理
まずはSFAの中核となる機能である、顧客情報と営業情報を管理する機能を解説します。
顧客情報とは、顧客の氏名や電話番号、Eメールアドレス、所属企業、企業の規模、分野など、顧客に関する様々な情報のことで、これらを一元管理することができます。
CRMと同じような機能であり、これを活用することで顧客情報をリアルタイムで社内に共有できるようになります。
そして、営業情報とは、案件や商談の1つ1つを、その企業名や担当者、メールや電話でのやり取り、提案商品、進捗具合、受注見込み、予定日などを指します。
これらの情報を管理することで、顧客とどのようにコミュニケーションを取ってきたか簡単に分かるため、引き継ぎの際に発生する、無駄な工数を削減できるなど、様々なメリットを得られます。
営業担当者を補助する機能
SFAには、日々の営業活動を補助する機能もいくつか備えています。
営業担当者の予定やToDoリストを管理したり、SFA上でファイルの共有や、見積書の作成と申請・承認、営業ターゲットリストの作成など、様々な確度から営業担当者の活動を効率化してくれます。
また、担当者それぞれのテレアポのコール数や、アポ数、訪問数、受注率なども管理することができるため、営業情報と合わせ、複数の担当者を定量的に比較することができます。
そのため、どこがボトルネックとなって売上を伸ばせていないのか分かりやすくなります。
売上予想・予実管理機能
営業担当者ごとや部署ごと、または商品別など、様々な角度から売上を管理・確認できる機能です。
また、SFAには、入力されたデータから売上予想を立てる機能が備わっています。
さらに、その精度は、見込受注額をきっちり入力し、データを蓄積していくことで向上していくため、使い込むほどより高精度の売上予測を得られます。
SFA導入で得られる効果
SFAがどのような機能を持っているのか分かったところで、ここからは、SFAを導入することで、具体的にどのような効果を得られるのかを解説します。
営業の可視化
SFAを導入し、日々の営業情報を入力することで、これまで見えてこなかった営業の細かなプロセスを可視化できるようになります。
これにより、まずは営業プロセスの中のどこがボトルネックとなっているのかを発見しやすくなります。
また、営業管理者はリアルタイムで全体の営業情報と現在の売上、売上予測などを確認できるため、素早く最適な営業戦略を立てることができます。
さらに、営業担当者それぞれの情報がリアルタイムで確認できることは、イレギュラーの発見を早期化できるという効果もあります。
営業の可視化により得られる効果は、これだけではありません。
SFAはデータを管理・蓄積することだけではなく、分析を行いやすいように、欲しいデータのみを抽出することができます。
そのため、様々な角度から分析を行うことが可能となり、的確な営業戦略を立てることができるようになります。
これらに加え、引き継ぎが非常にスムーズにできるようになるということも、
SFAを導入することで得られる効果の1つです。
顧客情報と営業情報を管理することで、引き継ぎや担当者がいないといった場合でもスムーズな顧客対応が可能となり、工数の削減やイレギュラーへの対応力アップなどの効果があります。
営業の効率化
「2-2.営業担当者を補助する機能」でも解説しましたが、SFAを導入することで、営業の効率化も見込めます。
SFAはスマートフォンやタブレットなど、インターネットがある環境であれば、リアルタイムで様々な情報を共有することができます。
これにより、商談後わざわざ会社に戻り、上司に状況の報告を行い、再び別の商談へ向かう、といった無駄な行動を削減することができます。
また、リアルタイムで情報を共有できることは、営業担当者のみに効果をもたらすわけではありません。
リアルタイムで情報を共有できるようになることで、営業管理者も、いつでもどこでも部下からの報告や活動を一目で確認できるため、営業担当者の作業効率の向上といった効果も得られます。
営業ノウハウの共有
これまでは営業ノウハウは属人的な運用がされており、それが一般的でした。
しかし、SFAを導入することで、営業の細かなプロセスなども共有できるようになります。
また、通話の録音やメール・チャットでのやり取りなども共有することができるため、成績上位者が具体的にどのようにして営業をしているのかを社内全体で共有することができます。
これにより、社内全体の営業の質の底上げ、教育コストの削減といった効果が得られます。
SFA導入でより大きな効果を得るために
SFAは導入し、適切に運用することで大きな効果を発揮します。
しかし、SFAはなんとなく導入し、なんとなく運用することで効果が得られるようなシステムではありません。
SFAを適切に運用し、効果を得るためにはいくつかのポイントを押さえておく必要があります。
適切なツール選択
現在、SFAは様々な企業が提供しており、当然それぞれに特徴があります。
そのため、導入する企業の業種や目的などで、適切なツールは異なります。
もし、適切なツール選択ができなければ、情報入力が複雑になってしまったり、思ったような情報の抽出ができないといった事態が起こりかねません。
そうなってしまうと当然SFAを導入する効果は半減してしまいます。
これを防ぐためにも、まずは自社の分析をきっちりと行い、どのようなツールが適切なのかを調べるようにしましょう。
また、ツール選択は非常に重要な工程となるため、SFAについて熟知した代行業者などにお願いすることも1つの手です。
入力をきっちり行う
SFAはデータがなければ効果を得ることはできません。
しかし、このデータ入力は営業担当者にとって、工数を増やしてしまうことには変わりありません。
実際には、入力する情報を適切に厳選し、その厳選した情報の入力を続けることで、営業担当者の効率アップにも繋がりますが、その効果を得るまでには一定の時間がかかります。
そのため、導入初期は意図的に入力する情報を減らすなど、効果を得られるまで営業担当者の負担をできるだけ軽くするような工夫が必要となります。
分析を行う
SFAを入力し、データを蓄積していくだけでは、導入する効果を半分も得られません。
蓄積したデータを分析することで、効果を最大限発揮させることができます。
そのため、データ分析の知識が非常に重要となりますが、分析を行うための知識は多岐に渡ります。
また、分析を適切に行うためには当然情報が必要となりますが、その情報は基本的に営業担当者が入力する必要があります。
先述の通り入力を行うことは、営業担当者にとって負担となるため、何を入力するのかを厳選する必要があります。
この「入力する項目を決定する」という段階で、分析についてイメージを作っておかなければなりません。
まとめ
今回は、SFAを導入することでどのような効果が得られるのかについて解説しました。
適切なツールを選択し、正しく運用することで大きな効果を得ることができるSFAですが、押さえておかなければいけないポイントを無視して導入を決めてしまうと、全く効果を得られないこともあります。
そうならないためにも、きっちりと自社の分析を行い、ツール選択、運用の方法について考えるようにしましょう。
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