kintoneで業務を効率化！データ管理からチーム連携までできること徹底解説

最近、CMで目にする機会が増えているサイボウズ社のkintone。エクセルなどの表計算ソフトを使っている際に頻発する「動作が重い」「計算式が崩れて使えなくなる」「最新のファイルがどれかわからない」といった問題を解決するクラウドツールのようですが、それだけで自社の業務に適しているかを判断するのは難しいでしょう。

そこで今回は、「kintoneとはどのようなツールか」「kintoneを導入するメリット」「可能なことと難しいこと」といった基本的な内容から、「目的に応じた具体的なkintoneの活用方法」まで、kintoneの全体像を詳しく解説します！

kintone（キントーン）とは

Kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型の業務改善プラットフォームであり、現在では3万社以上の企業に導入され、業務効率の向上や売上アップに貢献しています。Kintoneの大きな特徴は、プログラミングの知識がなくても簡単に業務アプリを作成できる点です。

日報やスケジュール管理、お問い合わせ管理など、業務に必要な多様なアプリケーションを作ることができ、操作は直感的でドラッグ&ドロップで簡単に行えます。さらに、既存のExcelデータも読み込むだけで、すぐにアプリとして利用可能です。

kintone（キントーン）でできることとは？

業務アプリの作成

概要で述べたように、業務アプリを簡単に作成できることがkintoneの最大の特徴です。日報アプリや顧客管理、売上管理など、業務に応じた様々なアプリケーションを作成することが可能です。具体的な作成方法には、サンプルアプリを利用する方法、CSVやExcelデータを読み込んで作成する方法、必要な項目を選んでドラッグ&ドロップで作成する方法の3つがあります。どの方法もプログラミングやコーディングの知識が不要で、エンジニア以外の人でもアプリを作成できる仕組みです。

データの集計や閲覧

kintoneで作成した業務アプリには、日付や数値などのデータを自動で集計し、その結果をグラフなどで視覚的に表示する機能があります。また、集計結果をCSV形式で出力することも可能です。Excelのような表計算ソフトを併用することなく、データベースの構築ができる点も特徴です。

コミュニケーション・チャット機能

kintoneには「スペース機能」と呼ばれる機能があり、これを使って参加メンバーが情報共有やコミュニケーションの場として活用できます。議題やテーマごとにスレッドを作成したり、kintone内の業務アプリと連携して意見を交換することが可能です。

情報共有

kintoneはクラウドベースのサービスであるため、インターネット環境さえあれば、データやファイルを手軽に共有・管理できます。メールで毎回ファイルを添付する手間も不要です。前述のコミュニケーション機能やチャット機能と組み合わせることで、情報共有がスムーズになり、業務効率の向上にも繋がりやすくなります。

外部サービスとの連携

kintoneでは、豊富な連携APIやプラグインが提供されており、これらを活用することで外部サービスとの連携が可能です。例えば、電子契約サービスやファイル管理サービスなど、様々なクラウドツールと連携することで、業務効率を向上させることができます。

カスタマイズ

kintoneでは、プラグイン機能を活用して自由に機能をカスタマイズすることができます。CSSファイルやJavaScriptを読み込むことで、必要な機能を追加したり、使いやすさを向上させたりすることが可能です。

kintone（キントーン）で作成できる業務効率化アプリの例

顧客管理･案件管理

kintoneで顧客や案件を管理するアプリを作成すると、各部門や個人が管理していたデータを一つのデータベースに集約し、組織全体で簡単に共有できるようになります。フォーマットを統一することで、データの分析やグラフ化がより容易になります。

プロジェクト管理

kintoneでプロジェクト管理アプリを作成すると、個々で管理していたタスクや進捗状況をメンバー間で共有することが可能になります。プロジェクトに関するファイルややり取りを一箇所に集約することで、プロジェクトを効率的に進行させることができます。

社内のファイル管理

kintoneのファイル管理アプリを使うと、担当者や更新日、変更履歴などを一元的に管理することが可能です。チームでファイルを作成する際には、最新のファイルが一目でわかり、整理が簡単になります。

日報管理

kintoneでは、日報の入力・管理を行うアプリを作成することが可能です。日々の業務報告をアプリで管理することで、ミーティングを行わずに情報を共有・交換することができます。

業務アプリ作成に便利な機能

データの集計や表示が可能

kintoneはデータの蓄積だけでなく、集計し、その結果をグラフで表示する機能を備えています。また、集計結果をCSV形式で出力することもできます。

チャット機能で意見交換が可能

kintoneにはチャット機能があり、議題やテーマごとにスレッドを作成して意見交換ができるため、コミュニケーションがスムーズに取れます。

クラウドでの情報共有が可能

kintoneを使えば、データをクラウド上で共有・管理でき、メールでファイルを添付する手間が不要です。チャット機能と連携することで、データにコメントを追加するなど、スムーズな情報共有が実現します。

目的別にkintoneを活用した事例

【顧客・案件管理】kintoneを建設業界で活用

kintoneを活用して、分散していた複数のツールやExcelで管理されていた情報を一元化し、顧客管理や案件管理を全社で統一して利用できるようにした事例です。

建設業の場合、案件の進行段階ごとに管理する情報が異なりますが、kintoneを使って、必要なタイミングで最新の情報にアクセスできる仕組みを構築し、情報管理にかかるコストを大幅に削減しました。どの業種でも、業務の中心となる顧客管理や案件管理をシステム化することで、業務効率の向上を実現できます。

【予算・実績管理】kintoneを建設業界で活用

毎月、Excelでの予実管理表作成に多くの時間を費やしていた建設業の企業で、kintoneとkrewDataを活用して予実管理を自動化した事例です。

予実管理は、会社の目標に対する進捗や達成度を把握するために欠かせない情報です。多くの企業では、毎月の会議のために管理職が時間をかけてExcelで予実管理表を作成しているのではないでしょうか。

kintoneで集計を自動化することで、社員はより重要な業務にリソースを集中させることができるようになります。

【タスク・工数管理】kintoneを社会保険労務士業界で活用

社会保険労務士事務所の業務におけるタスク管理をkintoneで自動化した事例です。

以前はスプレッドシートでタスクを管理していたため、全体のタスク量や進捗状況を把握するのに多くの時間がかかっていました。そこで、顧問先企業ごとのタスクをkintoneで自動生成する仕組みを導入し、業務の漏れを防ぐことができました。

さらに、工数管理もkintoneで自動的に集計できるようにし、社員の業務ごとの時間を把握することで、顧問先企業への報酬がコストに見合っているかを確認できるようになりました。

【請求書作成】kintoneを不動産仲介業界で活用

不動産仲介業の企業で、顧客管理と請求書発行をkintoneでシステム化した事例です。

kintoneで顧客情報をマスタデータ化したことで、これまで請求書を作成する際に毎回調べていた請求先情報などが、「入居者名」や「物件名」をキーに自動入力されるようになり、手入力の負担がほぼなくなりました。

さらに、プリントクリエイターを活用することで、kintoneから直接PDF形式の請求書を発行できるようになり、属人化していた請求業務を一元的に管理できるようになりました。

【ペーパーレス・エクセル不要化】kintoneを介護業界で活用

介護業の企業が、kintoneを活用してペーパーレス・脱エクセルを実現した事例です。

介護業界では、入居者の基本情報やバイタルデータ、薬剤情報などを紙で管理していることが多く、入居者が病院にかかる際に必要な書類を探すのに手間がかかっていました。

これらの情報をkintoneに集約することで、タブレットで必要な情報を即座に確認できるようになり、さらに日々の介護記録もkintoneに直接入力することで手書き作業が不要となり、業務効率が大幅に向上しました。

【スケジュール管理】グループウェアからkintoneへの移行

グループウェアでスケジュール管理を行っていた企業が、カレンダーPlusプラグインを活用してkintoneに移行した事例です。

kintoneに移行することで、従業員や部署ごとのスケジュール表示に加えて、使用する施設や設備の利用予定もカレンダー形式で簡単に確認できるようになりました。さらに、案件管理と連携させることで、案件ごとの進捗状況も把握できるようになりました。

【在庫管理】リアルタイムで在庫数を把握

紙と目視で行っていた在庫管理をkintoneに移行し、誰でも在庫情報を把握できる情報共有の仕組みを構築した製造業の企業の事例です。

製造する各製品に対して原材料の使用量を設定し、製造量に応じて原材料の在庫が自動的に引き落とされ、完成した製品が在庫として登録される仕組みを導入しました。

これにより、kintone上でいつでもどこでも在庫量を確認できるようになり、さらに在庫が基準値を下回ると自動で通知が届く仕組みを構築し、こまめな在庫確認が不要となり、発注のタイミングを逃さないようにしました。

業務アプリ開発にkintone（キントーン）を使う5つのメリット

業務に応じてノーコードでアプリを開発できる

kintoneでは、業務に役立つアプリを必要なだけ作成することができます。

そのため、顧客管理や案件管理、日報・スケジュール管理、受注管理、お問い合わせ管理などの主要業務向けのアプリはもちろん、交通費申請やお弁当の購入など、専用システムを導入するほどではない作業用のアプリも簡単に作成でき、幅広い業務の効率化が可能です。

また、100種類以上のサンプルアプリが用意されているため、「これまで業務用アプリを作成したことがない…」という方でも安心して利用できます。

大量のデータを一元管理できる

kintoneは、複雑で大量のデータをアプリ化して一箇所でまとめて管理できます。従来は散在していたExcelやCSVファイルも、kintoneに読み込むだけで簡単にアプリ化が可能です。必要な業務ファイルをWeb上でアプリ化・管理できることで、確認書類を紙で回す手間が省けます。また、kintone上で情報を共有できるため、共有のために連絡を取る必要がなくなり、スムーズな意思疎通や引き継ぎが実現します。

コミュニケーションをスムーズにすることができる

kintoneには、アプリ内の各レコードにコメントを残せる機能があります。これを利用することで、顧客管理リスト内で他の担当者が対応した内容を記録でき、社内での情報共有が円滑に進みます。

また、通知機能を使えば、日報アプリで部下が日報を登録した際に、自動的に上司へ通知が届くように設定することが可能です。

さらに、リマインダー機能を活用すれば、製品の納期が近づくと、関係者に自動でメッセージが送られるように運用できます。

加えて、「スペース」機能を利用すれば、掲示板形式で社員が情報を書き込んだり、資料やタスクを共有したりできる場を提供できます。「ゲストスペース」機能を使うことで、社外の方との情報共有やコミュニケーションも実現します。

kintone（キントーン）を導入する際の注意点

設計次第では管理が複雑になる場合がある

kintoneは直感的にアプリを作成できる反面、設計次第では管理が煩雑になる場合があります。例えば、アプリ作成時に複雑な条件を設定したり、データ管理のルールを明確に決めずに作成した場合です。複雑な条件を設定すると、作成者以外がそのルールを理解できず、アプリの改善が難しくなってしまいます。結果として、似た機能を持つアプリが複数作成され、管理がさらに複雑化することがあります。

また、データ管理のルールが不明確なままアプリを作成すると、わずかな項目の違いをもとに類似したアプリが増え、最終的には大量のアプリを管理しきれなくなるリスクがあります。

用途によっては専門的な知識が求められることがある

kintoneは業務アプリを簡単に開発できるツールですが、パソコンやスマホをあまり使わない人にとっては、業務アプリの開発が難しく感じられるかもしれません。Web上で必要な項目を追加したり、Excelファイルを取り込む程度のシンプルな業務アプリであれば、システム開発の知識や技術は不要です。

しかし、より複雑なアプリを開発する際には、アプリ開発に関する知識や技術が求められます。例えば、アプリ間でデータを連携させる場合、データ管理に関する知識が不足していると、うまく連携ができず、アプリの機能を十分に活用できない可能性もあります。

拡張機能を使うことでコストが増加する場合がある

kintoneは、基本のランニングコストは比較的安価ですが、拡張機能を追加すると利用料金がかかり、コストが増えることがあります。そのため、どの機能が本当に必要かを十分に検討した上で追加することが重要です。利用目的が明確でない場合には、特定の業務に特化したパッケージや他のクラウドサービスを利用するほうが適している場合もあります。

kintone（キントーン）でできないこととは？

標準機能ではアプリをまたいだデータ集計が不可能

kintoneの標準機能では、複数のアプリをまたいだデータの集計ができません。

例えば、「Aアプリで管理している在庫数」と「Bアプリで管理している商品ごとの単価」から在庫の総額を算出したい場合、手動で目視による計算が必要になります。

計算が必要な場合、最初から同じアプリ内で管理するのが理想的ですが、アプリの設計段階で将来の業務をすべて考慮することは簡単ではありません。

この問題は、krewData（クルーデータ）というプラグインを使えば解決できます。費用はかかりますが、アプリ間のデータ連携で悩んでいる方は、プラグインの導入を検討してみると良いでしょう。

標準機能ではエクセルのような編集ができない

kintoneの標準機能では、一覧画面上でExcelのように直接編集することができません。Excelを業務に使用している企業が多いため、UIの違いに戸惑う担当者も少なくないでしょう。

しかし、krewSheet（クルーシート）やkrewDashboard（クルーダッシュボード）といったプラグインを利用することで、一覧画面をExcelのように表示・編集したり、集計結果をグラフやテーブルで表示させたりすることが可能です。

それぞれのプラグインの詳細や機能については、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご確認ください。

専門的な基幹システムの置き換えは困難である

kintoneは、データの集計・分析や管理には優れていますが、請求書の作成や印刷といった処理には弱いため、基幹システムとしてはやや不十分な部分があります。

プラグインやアプリを組み合わせれば対応できなくはありませんが、操作が複雑化し、使いにくくなる可能性があるため、既存のシステムを活用するほうが賢明です。特に、販売管理システムや会計システム、勤怠管理システムなど、専門性が高い基幹システムをkintoneで代替するのは難しいでしょう。

kintoneを効果的に活用するには、基幹システムとの連携がおすすめです。kintoneと基幹システムを連携することで得られるメリットやその方法については、以下の記事をご参照ください。

複雑な機能を実装するにはプログラミングの知識が必要

kintoneでは、シンプルな機能のアプリであれば、プログラミング初心者でも直感的に作成することができます。プラグインや連携機能も豊富で、ある程度のことはノンプログラミングで対応できるでしょう。

しかし、企業によって業務フローや作業手順が異なるため、kintoneを自社に最適化するためには、細かい調整を行う際にプログラミングが必要になることがあります。

プログラミングの知識をゼロから習得するにはかなりの時間がかかるため、複雑なシステムの構築は、専門家に依頼するのが効率的です。

kintone（キントーン）の費用とは？

kintoneは、ユーザー単位で契約が可能なほか、団体や法人向けのプランやライセンスプランも提供しています。また、初月は30日間の無料トライアルがあることも特徴です。さらに、オプションとしてゲストユーザー料金が設定されています。

ゲストユーザーとは、招待されたゲストスペース内の情報にのみアクセスできるユーザーを指します。ゲストスペースは、顧客や取引先、協力会社などの社外の方を「ゲストユーザー」として招待し、kintoneの特定のスペースを利用させるためのエリアです。以下は、2023年5月末時点でのkintoneの基本料金、オプション料金、および提供されるサービスの内容です。

オプション料金

また、公共団体（官公庁や学校法人など）向けの「アカデミック・ガバメントライセンス」、NPO法人や団体向けの「チーム応援ライセンス」など、さまざまなプランも用意されています。ただし、kintoneの料金や機能は、アップデートや料金体系の変更により変わる可能性があるため、最新情報はkintoneの公式サイトで確認することをお勧めします。

kintone（キントーン）の導入に向いている企業の特徴

コストをできるだけ抑えて業務管理アプリを導入したい企業

kintoneは、一般的なシステム導入やアプリ開発に比べて、コストを大幅に削減できます。もちろん、何百万円もかけて自社専用にカスタマイズしたアプリやシステムには及ばないかもしれませんが、基本的な機能が必要な場合には、非常に優れたコストパフォーマンスを発揮します。

アプリ開発の専門知識を持つ人材がいない企業

自社で開発を行う場合でも、専門的な知識を持つ人材がいない場合にはkintoneが最適です。知識がなくても、基本的な手順に従えば十分に実用的なアプリを作成でき、慣れてくればさらに効率的なアプリを構築することも可能です。

簡単なアプリで十分に業務が回る企業

多くの機能を必要としない場合には、kintoneが最適です。外部との連携や複雑な仕組みを求めるアプリにはあまり適していませんが、一般的な機能の範囲内で十分に活用できるのであれば、kintoneは非常に適した選択肢といえます。

kintone（キントーン）の導入に向いていない企業の特徴

最後に

今回は、kintoneとは何か、kintoneの機能紹介、そしてその活用方法について解説しました。kintone単体だけでなく、豊富なプラグインや連携サービスが提供されていることもお伝えしました。

ぜひkintoneを活用して、用途に応じた業務アプリを作成し、業務改善に取り組んでみましょう。