【初心者必見】HubSpotの基本機能と使い方を徹底解説！初期設定方法と活用ポイント

HubSpotの初期設定：アカウントセットアップ

HubSpot を利用を始める際に必要なアカウントのセットアップや会社情報の登録方法をご紹介します。

ユーザーアカウントの権限タイプ

HubSpotのユーザーアカウント設定は大きく3つの種類に分かれます。すべての権限を持つ「スーパー管理者」、職務内容に合わせて機能権限が定められた「権限セット」を選択する方法、そして各権限をカスタマイズできる設定方法です。

契約時に発行されたアカウントには、最初に「スーパー管理者」権限が付与されます。必要に応じて、チームメンバーや業務担当者のアカウントを追加し、適切な権限を割り当ててください。

コンテンツマーケティング担当者の権限セット例

CRMでは、コンタクトと会社にのみアクセス可能です。
マーケティングでは、リスト、フォーム、ファイル、マーケティングアクセス、ソーシャルメディアなどにアクセス可能です。
セールスやサービス関連の機能は職務範囲外のため、アクセス制限がかかります。

権限のカスタマイズ設定

HubSpotのアカウント権限は、アクセス可能な機能と範囲、編集権限まで細かくカスタマイズできます。たとえば、コンタクトは全件閲覧可能にし、編集や削除は「担当者のみ」という設定が可能なため、限定的な職務や外部パートナーとの情報共有にも柔軟に対応できます。

ユーザーアカウントの追加と設定方法

新しいユーザーアカウントを追加するには、設定（歯車マーク）から［アカウントのセットアップ］＞［ユーザーとチーム］に進み、右上の「ユーザー作成」ボタンをクリックします。

ユーザー追加時には、HubSpotアカウントを作成するメールアドレスを入力します。同じ権限を複数のユーザーに付与する場合、CSVファイルにメールアドレスをまとめて記載し、複数登録することも可能です。

次に、設定したい権限を選びます。職務に適した権限セットを使う場合は「テンプレートを選択」、詳細にカスタマイズする場合は「ゼロから始める」、すべての権限を持つ場合は「スーパー管理者権限を付与」を選択します。

設定内容を確認し、「送信」をクリックすると、登録したメールアドレスに招待メールが届き、メールからHubSpotにアクセスし、アカウント名とパスワードを設定します。

さらに、Professional以上のプランを利用している場合は、チームごとのアクセス権限を管理することもできます。［ユーザーとチーム］内の［チームを作成］でチーム名を設定し、メンバーを選択します。

会社情報の登録

会社情報の登録は、設定（歯車マーク）から［アカウントのセットアップ］＞［アカウントの既定値］内の［全般］タブにて行います。ここに登録した会社情報は、顧客向けコンテンツを作成する際などに参照される基本情報となるため、正確に入力しましょう。

また、［タイムゾーン］、［言語］、［通貨］の設定も、この［アカウントの既定値］から設定が可能です。

HubSpotの初期設定：トラッキング設定とプライバシー管理

ユーザー行動を追跡するための「トラッキング設定」

HubSpotでは、Cookieを利用してサイト訪問者を追跡し、見込み客や顧客の関心やオンラインでの行動を把握できます。このデータを基に、メール配信や営業フォロー、データ分析が行えます。ここでは、トラッキングの設定手順を簡単に説明します。

HubSpot のトラッキングコードをコピーする

HubSpotで作成したページにはトラッキングコードが自動で追加されていますが、外部で作成した自社サイトにはコードをインストールする必要があります。以下の手順でコードを取得しましょう。

設定アイコンから［トラッキングとアナリティクス］＞［トラッキングコード］に進み、埋め込み用のコードをコピーするか、設定担当者へEメールで送信します。

自社のウェブサイトにトラッキングコードをインストールする

HTMLコードを直接編集し、</body>タグの直前にトラッキングコードを貼り付けます。コードをテストして、正常に機能しているか確認しましょう。

HTMLの直接編集以外に、WordPressやGoogleタグマネージャーを通してインストールする方法については、HubSpotのナレッジページをご参照ください（https://knowledge.HubSpot.com/ja/reports/install-the-HubSpot-tracking-code）。

Cookieに関するプライバシー設定

Cookieを通じた個人情報の収集は、2018年5月にEUで施行されたGDPR（一般データ保護規則）により、本人の同意が求められるようになりました。HubSpotはグローバル対応プラットフォームのため、「GDPR」の表記で設定機能やヘルプが整備されています。

日本でも2022年に施行された改正個人情報保護法により、サードパーティーCookieなどの個人関連情報を第三者に提供する際に同意確認が必要となりました。

Webサイトに「Cookieによるデータ収集に同意するか確認する案内」を見かけることが増えてきましたが、HubSpotでも同様の「同意バナー」を設定し、ユーザーに確認を促すことができます。

設定アイコンから［プライバシーと同意］＞［データのプライバシーと同意］＞［Cookie］タブにある「Cookieポリシー」から設定を行います。

また、サイト全体でCookieポリシーを表示しない場合でも、HubSpotではフォーム入力時などに個人情報の取扱いに関する同意を確認する設定が可能です。

自社の対応方法については、サイトの利用状況やマーケティング活動に応じて、自社の法務部やコンプライアンス担当者と相談すると良いでしょう。

ハウスリストの活用メリットとインポート方法

HubSpotのデータ構造の概要

HubSpotで効率よくリード管理を行うために、まずHubSpotで使用される名称とそのイメージについて簡単に説明します。

マーケティングから営業活動まで、HubSpotで頻繁に活用されるデータは大きく3つに分類されます。
1つ目は「コンタクト」で、リードに関する人ベースの情報を管理する項目です。次に「会社」があり、ビジネスに関連する組織単位の情報を保持します。最後に「取引」と呼ばれる案件データがあり、案件に関係する「コンタクト」と「会社」をリンクさせることができます。

マーケティングや営業から送信したメール配信の履歴は、「コンタクト」ごとだけでなく「会社」ごとにも確認が可能です。これにより、同じ部署への重複した営業アプローチを防ぐことができます。

社内で保有するリード情報の統合

ハウスリストの管理が部署ごとに分かれている場合、まずはデータを一箇所に集約することから始めましょう。各部門が利用しているリード管理ツールやスプレッドシートなど、オンライン上のデータだけでなく、営業の引き出しに保管されている名刺情報も見逃せません。

これまで接点を持ったコンタクト情報は、会社にとって貴重な資産です。データの統合には手間がかかるかもしれませんが、それだけ分断されていたリードを一元管理することのメリットを実感できる場面でもあります。各部門に協力を呼びかけながら、順次データを収集していきましょう。

HubSpotに備わる標準プロパティの利用

ハウスリストを集約する際、それぞれが保持する情報やラベルが異なる場合が多いかと思います。HubSpotへのインポートを念頭に置き、リード情報を整理しましょう。

HubSpotであらかじめ設定されているプロパティの中から、よく使用される項目をご紹介します。自社のリードデータに該当する情報があれば、ラベルの統一を行うか、インポート時にHubSpotのどのプロパティに該当するか整理しておくことで、後の作業がスムーズになります。

HubSpotの既存コンタクトプロパティ

• 姓・名
• Eメール
• 会社名
• 部署
• 役職名
• 業種
• 電話番号
• 携帯電話番号
• ウェブサイトURL
• 都道府県/地域 など
  また、商談を進める際に重要な意思決定者を示す「購入時の役割」などの項目もあります。HubSpotにインポート後は、「前回のアクティビティ」「最近Eメールが開封された日」「クローズまでの日数」などの情報もコンタクトプロパティで管理できます。

HubSpotの既存会社プロパティ

• 会社名
• 会社のドメイン名
• 会社概要
• 年間売上高
• 業種
• 電話番号
• 従業員数
• 親会社
• ウェブサイトURL など
  また、［Facebookの会社ページ］などのソーシャルメディア情報もあります。HubSpotで案件管理を行い、「会社」と「取引」を紐づけていくと、進行中の取引件数や取引金額の合計も確認できるようになります。

※これらの既存プロパティはブログ公開時点の情報であり、名称や設定は変更される可能性があります。

カスタムプロパティの作成による独自の顧客情報管理

HubSpotでは、既存のプロパティに加えて、自社に合わせたオリジナルのプロパティを作成することも可能です。よく使う情報やステータスを整理するために、カスタムプロパティを活用しましょう。

例えば、マーケティングや営業活動の情報として「サービス資料ダウンロード有無」や「セミナー参加日」「テスト導入の有無」などの項目を設定するのも有効です。顧客の業界に合わせたカスタマイズもおすすめで、医療関係の顧客が多い場合は「専門分野」「診療科」「資格登録年」など、頻繁に聞く情報をプロパティとして設定しておくと便利です。

プロパティは、自由記載のテキストや数値入力だけでなく、プルダウン形式も使用できます。あらかじめカテゴリを設定しておくことで、表記の揺らぎを防ぐことができ、情報の統一性が保てます。

ハウスリストの統合は非常に大変な作業になることもあります。会社名の表記が揺れていたり、部署ごとにデータ管理方法が異なるケースも少なくありません。しかし、この工程をしっかり行うことで、今後のマーケティングや営業活動に大きな効果が期待できますので、ぜひ頑張って取り組んでください！

顧客情報をHubSpotにインポートする際の手順と注意点

ハウスリストのデータがまとまったら、実際にHubSpotへインポートしましょう。インポート時には、各プロパティを一意の情報として扱うために必要なプロパティを含めることが重要です。例えば、コンタクト情報ではEメールアドレス、会社情報では会社のウェブサイトドメインが該当します。

重複リードの確認

同じEメールアドレスが登録されているリードは同一人物として処理されます。そのため、Excelなどでハウスリストを準備する際、Eメールアドレスが重複していないか注意しましょう。

上書きオプションの選択

インポート時、各プロパティの情報を上書きするかどうかを選択できます。上書きを選択すると、同じEメールアドレスを持つ重複リードがあった場合、最初の行の情報で新規インポートが行われ、次の行で上書きされます。情報が最新で統一されていることを確認しておきましょう。

HubSpotのインポート手順

1. インポート画面に進む
   「コンタクト」画面の右上にある「インポート」ボタンをクリックします。
2. ファイルの選択
   CSVやExcelからデータをインポートする場合は「コンピューターからファイルをインポート」を選びます。
3. ファイルの種類を選択
   1つのファイルに情報が揃っている場合は「1件のファイル」を選択します。
4. オブジェクトの種類を選択
   オブジェクトには「コンタクト」や「会社」などがありますが、今回は「1種類のオブジェクト」として「コンタクト」を選択します。
   ※複数のオブジェクトを一括インポートする場合は「複数のオブジェクト」を選び、必要なオブジェクトを選択します。
5. ファイルのアップロード
   「ファイルを選択」のエリアにファイルをドラッグ＆ドロップするか、ファイルを選択してアップロードします。
6. ヘッダーのマッピング
   インポートしたファイルのヘッダーをHubSpotのプロパティにマッピングします。ファイルのヘッダー名がHubSpotのプロパティ名と一致していれば、自動でマッピングされます。異なる名称の場合は、該当するプロパティを手動で選択します。
7. 最終確認画面
   「マッピング済み」にチェックマークが表示されたら、右下の「次へ」をクリックし、最終確認画面へ進みます。ここで3つの確認事項が表示されます。
   • 連絡同意の確認
     インポートする情報について、連絡に対する同意があるかを確認します。チェックを入れないと「インポート完了」ボタンが表示されません。
   • リスト作成とマーケティングコンタクト設定
     「リストを作成」と「マーケティングコンタクト」は任意です。
8. インポート完了
   設定を確認し、インポートが完了します。

マーケティングコンタクトについて

「マーケティングコンタクト」とは、マーケティング活動（Eメール配信、広告オーディエンスの設定、ワークフローでのアクションなど）の対象となるコンタクトを指します。
営業からの1対1のEメールは「マーケティングコンタクト対象外」でも送信可能です。マーケティング施策に含めるかどうかで選択を行いましょう。

Sales Hubの基本的な使い方として、自社のビジネスに適したパイプライン（商談プロセス）を設定し、取引（商談情報）を作成・管理する方法をご紹介します。

パイプラインの作成（Starterプラン以上で利用可能）

1. HubSpotにログインし、設定アイコンをクリック。
2. 「オブジェクト」→「取引」を選び、「パイプライン」からドロップダウンメニューで「パイプラインを作成」を選択します。
3. パイプライン名を入力し、「作成」をクリックして完了です。

ステージ名やステージの順序、取引確度など、自社のプロセスに合わせてカスタマイズが可能です。

取引の作成

1. ナビゲーションメニューの「取引」から「取引を作成」をクリック。
2. 必要な情報を入力し、取引を保存します。

取引ステータスの管理

1. HubSpotにログイン後、「CRM（顧客管理）」→「取引」をクリック。
2. 取引のステータスはリストビューやボードビューで確認できます。

Operations Hubは、さまざまなアプリと連携して顧客データを同期・整理できるツールです。これを活用することで、業務プロセスを自動化し、顧客満足度の向上にもつなげることができます。